Het is moeilijk in te schatten hoeveel mensen er dagelijks rondlopen in een schoolgebouw, met name voor gebouwen waar hbo-opleidingen of universitaire studies te vinden zijn. Die studenten krijgen over het algemeen veel vrijheid in hun doen en laten wat betreft aanwezigheid. Zo zijn ze soms bezig met een project op locatie, waardoor ze niet te vinden zijn in de schoolbanken. Ook kan er sprake zijn van verzuim om verschillende redenen: studenten die zich verslapen, zich te ziek voelen, geen zin hebben. Dat verschilt per dag, dus is het moeilijk om in te schatten hoeveel mensen er dagelijks in het gebouw zijn.

Dat maakt sommige zaken in het gebouw moeilijk in te schatten. Zo weet je bijvoorbeeld niet of je genoeg zitplaatsen hebt buiten de reguliere klaslokalen. Kan iedereen gebruikmaken van een stopcontact, is de kantine groot genoeg en hoe vaak moeten de toiletten onderhouden worden? Een efficiënte manier kan zijn om te werken met een toegangscontrolesysteem, waardoor iedereen die het gebouw in en uit gaat, met bijvoorbeeld een pasje door een poortje moet. Zo kun je precies zien hoeveel mensen er op welk moment van de dag of week in het gebouw zijn.

Ook is het mogelijk om als scholen de krachten te bundelen en te zoeken naar een school met een gebouw van vergelijkbare grootte. Je kan elkaars bevindingen delen over hoeveel schoonmakers er bijvoorbeeld nodig zijn, of wanneer het verzuim van studenten erg hoog is. Denk aan een vrijdagochtend, een moment in de week waar veel studenten na een avond stappen besluiten om in bed te blijven liggen. Dan kun je kiezen om wat minder dagelijks onderhoud te verrichten. Wel is het dan mogelijk om meer onderhoud op de lange termijn te doen, omdat er dan simpelweg minder mensen in het gebouw aanwezig zijn. Zo heb je meer ruimte voor die werkzaamheden en zit je studenten niet in de weg.